E. PEMBAHASAN MATERI BAB 3

  BAB 3

PEMBAHASAN MATERI   

KEBIJAKAN DAN PERENCANAAN SISTEM INFORMASI

3.1. Kebijakan Sistem

a. Definisi dari Kebijakan Sistem

Kebijakan adalah aturan tertulis yang merupakan keputusan formal organisasi, yang bersifat mengikat, yang mengatur prilaku dengan tujuan untuk menciptakan tata nilai baru dalam masyarakat. Kebijakan akan menjadi rujukan utama para anggota organisasi atau anggota masyarakat dalam berprilaku (Dunn, 1999). Kebijakan pada umumnya bersifat problem solving dan proaktif. Berbeda dengan Hukum (Law) dan Peraturan (Regulation), kebijakan lebih adaptif dan interpratatif, meskipun kebijakan juga mengatur “apa yang boleh, dan apa yang tidak boleh”. Kebijakan juga diharapkan dapat bersifat umum tetapi tanpa menghilangkan ciri lokal yang spesifik. Kebijakan harus memberi peluang diinterpretasikan sesuai kondisi spesifik yang ada.

Sebelum suatu sistem informasi dikembangkan, umumnya terlebih dahulu dimulai dengan adanya suatu kebijakan dan perencanaan untuk pengembangkan sistem itu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak (top management), maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak ini. Padahal dukungan dari manajemen puncak sangat penting artinya.
Kebijakan sistem (systems policy) merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk membuat perencanaan sistem.     

Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem yang lama mempunyai banyak kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki (misalnya untuk meningkatkan efektifitas manajemen, meningkatkan produktivitas atau meningkatkan pelayanan yang lebih baik kepada langganan).
Partisipasi dan keterlibatan manajemen puncak masih diharapkan untuk keberhasilan sistem yang akan dikembangkan. Untuk itu manajemen puncak dilengkapi dengan suatu tim penasehat yang disebut dengan komite pengarah (steering commitee) yang umumnya dibentuk dari wakil-wakil pimpinan dari masing-masing departemen pemakai sistem seperti misalnya manajer-manajer departemen atau manajer-manajer divisi. Seringkali komite ini diketuai sendiri oleh direktur utama. Tugas komite ini adalah sebagai berikut :          
1. Mengkaji, menyetujui atau membuat rekomendasi yang berhubungan dengan perencanaan sistem, proyek-proyek sistem serta pengadaan perangkat keras, perangkat lunak dan fasilitas-fasilitas lainnya. 
2. Mengkoordinasi pelaksanaan proyek sistem sesuai dengan rencananya.        
3. Memonitor atau mengawasi kemajuan dari proyek sistem.    
4. Menilai kinerja dari fungsi-fungsi sistem yang telah dikembangkan.    
5. Memberikan saran-saran dan petunjuk-petunjuk terhadap proyek sistem yang sedang dikembangkan, terutama yang berhubungan dengan pencapaian sasaran sistem, sasaran perusahaan dan juga terhadap kendala-kendala yang dihadapi.            
Keuntungan adanya tim pengarah adalah:          
1. Adanya dukungan total dari perusahaan.       
2. Proyek ditandai dengan perencanaan dan pengendalian yang baik.    
3. Menetapkan kebijakan, menyediakan pengendalian keuangan, dan memecahkan konflik.

Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam kebijakan sistem: 
1. Waktu         
Waktu sangat penting dalam kebijakan system agar perencanaan system dalat terlaksana dengan baik. Sehingga dibutuhkan teknik analisis schedule proyek untuk menentukan jadwal proyek yang akan dilakukan. 
2. Sumber Daya Manusia         
Untuk mendapat sumber daya manusia yang baik maka diperlukan proses pemilihan dan pelatihan.
• Pelatihan meliputi Education dan Training       
• Pemilihan meliputi Internal dan ekstern 

3. Dana           
dana juga merupakan factor penting dalam menentukan kebijakan system agar manajemen puncak mengetahui berapa biaya yang dibutuhkan. Sehingga diperlukan teknik analisis biaya.

b. Kebutuhan data dan informasi bagi pihak manajemen dari top level, middle dan lower

Kebutuhan data dan informasi di dalam suatu organisasi ditentukan oleh level manajemen dan pihak non-manajemen yang akan menggunakan informasi.

Oleh karena itu, sistem informasi yang dibangun atau dipakai sebuah organisasi perlu mengakomodasi kebutuhan pemakai berdasarkan level manajemen. Ada berbagai level manajemen dalam suatu organisasi, yaitu:

1. Top level Management, biasanya bersumber dari hal-hal yang berada di luar perusahaan (eksternal) yang secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi jalannya bisnis. Contohnya adalah keadaan pasar (market), kecenderungan ekonomi (trend), gejala-gejala sosial masyarakat, kedatangan para pesaing baru, kebijakan pemerintah, dan lain sebagainya.

2. Middle level Management, informasi eksternal maupun internal dibutuhkan untuk menunjang aktivitas sehari-hari. Contoh informasi dari luar perusahaan yang dibutuhkan adalah mengenai jenis-jenis bahan mentah atau bahan baku beserta kualitas dan harganya, teknologi baru penunjang penciptaan produk atau jasa, dan lain sebagainya. Sedangkan contoh informasi internal yang dibutuhkan adalah seperti stok barang di gudang, service level kepada pelanggan, dan lain sebagainya.

3. Lower level Management yang lebih membutuhkan informasi berkaitan dengan internal perusahaan, seperti utang pelanggan yang telat dibayar, pesanan yang belum dikirim, ketersediaan sumber daya manusia untuk produksi, dan lain sebagainya.

Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa dukungan Sistem Informasi yang dibutuhkan oleh orang-orang tergantung pada peran mereka dalam sebuah organisasi.
1. Top managers membuat keputusan strategis —–Executive Information System
2. Middle managers membuat keputusan taktis—–Management Information System
3. Line managers membuat keputusan operasional—-Decision Support System
4. Knowledge Workers membuat dan mengintegrasikan pengetauan—Knowledge Worker System
5. Pekerja administrasi menggunakan dan memanipulasi informasi—–Transaction Processing System

3.2. Perencanaan Sistem
a. Definisi Perencanaan Sistem
Menurut Kadir (2003:54) sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan. Sementara itu, dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1995:950) disebutkan bahwa sistem mempunyai dua pengertian;
a. Seperangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas;
b. Susunan yang teratur dari pandangan, teori, asas, dan sebagainya.
Sedangkan perencanaan sistem adalah  suatu gambaran dari sistem yang akan digunakan yaitu bagaimana setiap elemen- elemen sitem dirancang guna dapat di sesuaikan dengan rancangan suatu perusahaan / organisasi. Atau perencanaan sistem dapat juga berarti estimasi dari kebutuhan fisik, tenaga kerja, dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan.
 Perencanaan sistem terdiri atas :
1. Perencanaan jangka pendek (short-range), Meliputi periode 1 samapai dengan 2 tahun
2. Perencanaan  jangka panjang (long-range), Meliputi periode sampai dengan 5 tahun.
Perencanaan sistem dilakukan saat suatu kegiatan akan berjalan. Perencanaan sistem mengidentifikasikan sistem informasi penting yang strategis dalam organisasi. Tujuannya untuk melihat kesempatan memanfaatkan teknologi informasi dan membangun proyek sistem yang mendukung tujuan bisnis. Sebelum suatu sistem informasi dikembangkan, umumnya dimulai dengan adanya suatu kebijakan dan perencanaan untuk mengembangkan sistem itu. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak maka pengembangan sistem tidak adan mendapat dukungan dari manajemen puncak.
Alasan sistem perlu direncanakan adalah karena perencanaan sistem adalah proses membuat sebuah laporan perencanaan sistem yang menggunakan sumber sistem informasi yang berhubungan dan mendukung tujuan bisnis dan operasi organisasi. Perencanaan system berhubungan dengan perencanaan bisnis. Selain itu juga untuk menghindari pinaliti/ hukuman yang diderita jika tidak sesuai atau tidak ada perencanaan sistem, yaitu :
1. Kehilangan kesempatan untuk memanfaatkan faktor strategis PDM
2. Biaya yang terlalu tinggi untuk hardware, software dan jaringan telekomunikasi
yang terlambat dipesan
3. Pekerjaan yang terburu-buru hingga akhir proyek, karena tim proyek tidak menyediakan waktu yang cukup untuk mengimplementasikan tugas, seperti persiapan lapangan, ujicoba, pelatihan dan konversi
4. Gangguan user dan pekerjaannya dan operasi perusahaan selama produksi memuncak karena salah penjadualan
5. Kehilangan kredibilitas user karena tanggal target yang terlewat (ini dapat terjadi bagi suatu perencanaan sistem yang baik karena manajer proyeknya tidak hati-hati).

 

Contoh struktur organisasi perusahaan:
1. Staff Perencanaan
2. Komite pengarah
3. Departemen pengembangan sistem
 Dikepalai oleh manajer pengembangan sistem
 Mempunyai tugas untuk mengembangkan sistem yang telah dibuat oleh staff perencanaan.
Bila departemen ini tidak ada, maka fungsinya dapat digantikan oleh konsultan pengembangan sistem di luar perusahaan.
4. Departemen pengolahan data
 Dikepalai oleh manajer pengolahan data
 Tugasnya adalah untuk mengoperasikan sistem yang telah dikembangkan oleh departemen pengembangan sistem.
Bila departemen ini tidak ada, maka harus dibentuk atau dapat digabung dengan departemen akuntansi bila ruang lingkupnya hanya berkisar pada pengolahan data akuntansi saja.

b. Langkah-Langkah dalam Perencanaan Sistem  
Proses dari perencanaan sistem dapat dikelompokkan menjadi 3 bagian:
1. Merencanakan proyek-proyek sistem yang dilakukan oleh staf perencanaan sistem
2. Menentukan proyak-proyak sistem yang akan dikembangkan yang dilakukan oleh komite pengarah.
3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan yang dilakukan oleh analis sistem.

a. Merencanakan proyek-proyek sistem

 Proses perencanaan sistem bertujuan untuk merencanakan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan nantinya.            
  Hasil dari proyek perencanaan sistem ini yaitu laporan perencanaan sistem yang berupa perencanaan sistem jangka pendek maupun jangka panjang.          
 Pelaksanaan proyek perencanaan sistem ini adalah staf perencana sistem yang berkonsultasi dengan komite pengarah.            
  Proses perencanaan sistem terdiri dari tahapan:        
1. Mengkaji tujuan, perencanaan, strategi dan taktik perusahaan.          
2. Mengidentifikasikan proyek-proyek sistem   
3. Menetapkan saasaran proyek-proyek sistem

Berikut ini merupakan contoh sasaran dari proyek-proyek sistem yang direncanakan:
a. Proyek sistem informasi untuk pengendalian penjualan dan pemasaran Sasaran-sasarannya adalah:
- Memberi pelayanan kepada pelanggan dengan lebih baik.      
- Meningkatkan pangsa pasar 25 % selama setahun.     
- Mengurangi piutang tak tertagih sebanyak 20%          
- Menyediakan laporan-laporan penjualan tepat pada waktunya           
b. Proyek sistem informasi untuk pengendalian distribusi  Sasaran-sasarannya adalah:    
- Mengoptimalkan jalur distribusi sehingga dapat mengurangi biaya distribusi sebanyak 5% setahun dan dapat mempercepat proses pengiriman sampai tangan pelanggan.
c. Proyek sistem informasi untuk pengendalian produksi Sasaran-sasarannya adalah:     
- Menghemat biaya produksi sebesar 7% untuk tahun berikutnya.         
- Mengoptimalkan penggunaan kapasitas produksi.      
d. Proyek sistem informasi untuk pengendalian keuangan  Sasaran-sasarannya adalah:   
- Pengaturan arus kas yang lebih baik, sehingga dapat mengalokasikan dana lebih optimal dan dapat menghemat biaya bunga 10% lebih kecil dari sebelumnya.

e. Proyek sistem informasi untuk pengendalian persediaan Sasarn-sasarannya adalah:    
- Mengurangi biaya persediaan 25% dari sebelumnya.  
- Mengurangi biaya pemesanan 30% dari sebelumnya   
- Mengurangi biaya penyimpanan dari sebelumnya.

4. Menetapkan kendala proyek-proyek sistem             
 Kendala-kendala yang biasa terjadi adalah sebagai berikut:   
- Batasan dana            
- Batasan waktu          
- Umur ekonomis dari proyek sistem    
- Batasan struktur organisasi yang tidak boleh diubah    
- Batasan peraturan-peraturan yang berlaku     
5. Menentukan prioritas proyek-proyek sistem
 Untuk menentukan prioritas sistem yang harus dikembangkan terlebih dahulu, baik kriteria rasional dan tidak rasional haruslah diterapkan. Kriteria rasional dapat berupa:      
a. Penghematan-penghematan biaya diharapkan atau keuntungan-keuntungan diharapkan yang akan didapat dari masing-masing sistem.  
b. Kemudahan diterima dari efektifitas pemakaian sistem ini kelak oleh pemakai sistem.
c. Kelanggengan hidup sistem ini di masa mendatang yang diharapkan.  
d. Hubungan dengan proyek-proyek sistem lainnya yang juga direncanakan.

e. Kebutuhan yang mendesak untuk memperbaiki kondisikondisi yang sudah tidak dapat ditolerir lagi.

Kriteria tidak rasional dapat berupa:     
a.   Minat dan dan yang menjadi daya tarik dari masing-masing manajemen yang berkuasa.       
b. Kebanggaan yang akan ditonjolkan.            
6. Membuat laporan perencanaan sistem.         
7. Meminta persetujuan manajemen.

b. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan

1. Menunjuk team analis          
2. Mengumumkan proyek pengembangan sistem

c. Mendefinisikan proyek-proyek sistem dikembangkan

Tugas yang harus dilakukan oleh team analis dalam tahap ini adalah:      
1. Mengidentifikasikan kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem.          
2. Melakukan studi kelayakan  
- Memahami operasi dari sistem yang lama       
- Menentukan kebutuhan pemakai sistem secara garis besar untuk dapat mencapai sasaran sistem - Menentukan permasalahan-permasalahan yang terjadi sehingga sistem yang lama belum dapat mencapai sasaran yang diinginkan.

3. Menilai kelayakan proyek sistem      
a. Kelayakan teknik     
- Ketersediaan teknologi di pasaran     
- Ketersediaan ahli yang dapat mengoperasikannya                  
b. Kelayakan operasi   
- Kemampuan dari personil-personil     
- Kemampuan dari operasi sistem untuk menghasilkan informasi            
- Kemampuan pengendalian dari operasi sistem            
- Efisiensi dari sistem    
c. Kelayakan jadwal    
d. Kelayakan ekonomi.            
- Besarnya dana yang diperlukan untuk mengembangkan sistem            
- Manfaat yang diperoleh oleh sistem dibandingkan dengan biaya pengembangannya.    
e. Kelayakan hukum    
4. Membuat usulan proyek sistem        
5. Meminta persetujuan manajemen

c. Studi Kelayakan dan Faktor-faktornya   
1. Definisi Studi Kelayakan      
Studi Kelayakan adalah suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau tidak.   
2. Faktor-faktor yang perlu dinilai dalam studi kelayakan          
a. Ekonomi Kelayakan 
Ekonomi adalah metode yang paling sering digunakan untuk mengevaluasi efektivitas sistem baru. Lebih dikenal sebagai biaya / manfaat analisis, prosedur ini adalah untuk menentukan manfaat dan penghematan yang diharapkan dari sistem kandidat dan membandingkan mereka dengan biaya. Jika manfaatnya lebih besar daripada biaya, maka keputusan dibuat untuk merancang dan mengimplementasikan sistem. Seorang pengusaha yang akurat harus mempertimbangkan biaya versus manfaat sebelum mengambil tindakan.  
Biaya studi berbasis: Sangat penting untuk mengidentifikasi faktor-faktor biaya dan manfaat, yang dapat dikategorikan sebagai berikut: Biaya pengembangan dan Biaya operasi. Ini adalah analisis biaya yang akan dikeluarkan dalam sistem dan manfaat diturunkan keluar dari sistem.
Waktu studi berbasis: Ini adalah analisis dari waktu yang dibutuhkan untuk mencapai pengembalian investasi. Nilai masa depan dari proyek adalah juga merupakan faktor.

b. Hukum Kelayakan   
Menentukan apakah sistem yang diusulkan konflik dengan persyaratan hukum, misalnya sistem pengolahan data harus sesuai dengan Kis Perlindungan Data setempat.          

c. Operasional Kelayakan        
Kelayakan operasional adalah ukuran dari seberapa baik sistem yang diusulkan memecahkan masalah, dan mengambil keuntungan dari kesempatan yang diidentifikasi selama definisi lingkup dan bagaimana memenuhi persyaratan diidentifikasi dalam tahap analisis persyaratan pengembangan sistem.

d. Jadwal Kelayakan   
Sebuah proyek akan gagal jika waktu terlalu lama untuk diselesaikan sebelum berguna. Biasanya ini berarti memperkirakan berapa lama sistem akan mengambil untuk mengembangkan, dan jika dapat diselesaikan dalam jangka waktu tertentu menggunakan beberapa metode seperti payback period. Jadwal kelayakan adalah ukuran seberapa wajar jadwal proyek. Mengingat keahlian teknis kami, adalah tenggat waktu proyek yang wajar? Beberapa proyek yang dimulai dengan tenggat waktu tertentu. Anda perlu menentukan apakah tenggat waktu adalah wajib atau diinginkan.

e. Pasar dan Kelayakan Real Estate     
Studi Kelayakan Pasar biasanya melibatkan pengujian lokasi geografis untuk proyek pengembangan real estat, dan biasanya melibatkan bidang tanah real estate. Pengembang sering melakukan studi pasar untuk menentukan lokasi terbaik dalam yurisdiksi, dan untuk menguji lahan alternatif untuk paket yang diberikan. Yurisdiksi sering membutuhkan pengembang untuk menyelesaikan studi kelayakan sebelum mereka akan menyetujui permohonan izin untuk ritel, komersial, industri, manufaktur, kantor perumahan, atau dicampur-menggunakan proyek. Kelayakan Pasar memperhitungkan pentingnya bisnis di area yang dipilih. 

f. Sumber Daya Kelayakan      
Hal ini melibatkan pertanyaan seperti bagaimana banyak waktu yang tersedia untuk membangun sistem baru, ketika itu dapat dibangun, apakah itu mengganggu operasi bisnis normal, jenis dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan, dependensi.    

g. Budaya Kelayakan   
Pada tahap ini, alternatif proyek yang dievaluasi dampaknya di tingkat lokal dan umum budaya. Sebagai contoh, faktor lingkungan perlu dipertimbangkan dan faktor-faktor ini menjadi terkenal. Selanjutnya budaya perusahaan bisa berbenturan dengan hasil proyek.    

h. Kelayakan Keuangan           
Dalam kasus proyek baru, viabilitas keuangan dapat dinilai berdasarkan parameter berikut:
• Perkiraan total biaya proyek  
Pembiayaan proyek dalam hal struktur modal, rasio utang ekuitas dan berbagi promotor dari total biaya
• Ada investasi oleh promotor di bisnis lain       
• Proyeksi arus kas dan profitabilitas    

i. Produksi       
Studi kelayakan output laporan studi kelayakan, laporan yang merinci kriteria evaluasi, temuan penelitian, dan rekomendasi.